44-ФЗ vs 223-ФЗ: при чём тут электронный документооборот в администрации

Любая администрация — заказчик по 44-ФЗ. Это значит, все закупки от 100 000 ₽ должны проводиться через единую информационную систему (ЕИС) zakupki.gov.ru с электронными подписями всех участников.

Документооборот по закупкам — отдельный мир, со своими правилами:

• Все документы (контракт, акт, накладная) — только в электронной форме с КЭП;
• Сроки хранения — 6 лет с момента окончания контракта (в отличие от обычной переписки в 5 лет);
• Связь с реестром контрактов — каждый контракт должен иметь номер в реестре ЕИС;
• Отдельная система оператора ЭДО — Контур.Диадок, СБИС или Saby для обмена с контрагентами.

В обычном журнале регистрации писем (например, в ПроРеестре) переписка по закупкам ведётся как и любая другая корреспонденция. Сама закупочная документация (заявки, протоколы, контракты) — это отдельный пласт документов, и они идут через ЕИС, не через журнал.

Что точно попадает в обычный журнал регистрации:

• Письма поставщиков с предложениями о сотрудничестве (вне рамок объявленной закупки);
• Жалобы и претензии по уже заключённым контрактам;
• Запросы разъяснений по техническим заданиям (от потенциальных участников);
• Уведомления о расторжении контрактов (ваши и контрагентов).

Если у администрации меньше 50 контрактов в год — отдельная СЭД для закупок не нужна, достаточно журнала регистрации общей переписки + работа в ЕИС напрямую.