Резолюция руководителя на входящем письме: 4 обязательных реквизита

Резолюция руководителя — это распорядительная надпись на входящем письме (или в электронной карточке), которая определяет, кто, что и до какого срока должен сделать.

По ГОСТ Р 7.0.97-2016 резолюция состоит из 4 обязательных реквизитов:

1. Кому адресовано — фамилия и инициалы исполнителя (можно нескольких).
2. Что необходимо сделать — краткое описание действия: «Подготовить ответ», «Принять меры», «Доложить», «Согласовать» и т.д.
3. Срок исполнения — конкретная дата.
4. Подпись и дата руководителя, наложившего резолюцию.

Без любого из этих элементов резолюция считается неполной, и формально исполнитель имеет право её не выполнять (на практике — до выяснения).

В электронной системе все эти поля стандартизированы:

• «Исполнитель» — выбор из списка сотрудников;
• «Текст резолюции» — свободный текст;
• «Срок» — выбор даты в календаре;
• «Автор резолюции» и «дата наложения» проставляются автоматически.

Дополнительный плюс электронной резолюции — она не теряется. На бумаге руководитель может написать «исполнить срочно» без даты — и письмо повиснет навсегда. В системе такое поле просто нельзя оставить пустым.