Сроки хранения документов: что хранить 5 лет, что 10, а что 75 лет

Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения утверждён приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Это основной документ, по которому организация определяет, сколько времени хранить тот или иной документ.

Для писем основные сроки:

• Входящая и исходящая корреспонденция по основной деятельности — 5 лет. Сюда попадает большинство писем малой администрации.
• Обращения граждан — 5 лет. Если обращение содержит персональные данные с особым режимом — 10 лет.
• Документы по личному составу (приказы по кадрам, личные дела, справки о работе) — 75 лет (для документов до 2003 года) или 50 лет (после 2003 года).
• Бухгалтерские первичные документы — 5 лет.
• Документы постоянного хранения (положения, уставы, протоколы коллегиальных органов) — постоянно.

Срок начинается с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводством. То есть письмо за 2024 год хранится с 01.01.2025 ещё 5 лет = до 01.01.2030.

Электронный журнал решает задачу хранения автоматически: записи в БД не удаляются (soft-delete с пометкой), резервные копии на Яндекс.Диск или другое хранилище. Через 5 лет можно автоматически перенести в архив или удалить — но это уже задача администратора, не секретаря.

Внимание: при ликвидации организации все документы, имеющие срок хранения свыше 10 лет, передаются в государственный архив региона. Без этого ликвидация не завершается.